E-Rechnung – Chancen und Herausforderungen
Was ist die E-Rechnung?
Die E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die Rechnungsinhalte in einem strukturierten Format bereitstellt, das maschinell lesbar ist. Sie erfüllt die Anforderungen der Norm EN 16931 und ermöglicht eine automatisierte Weiterverarbeitung der Daten. Zu den zulässigen Formaten gehören unter anderem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.1.
Bevor ich weiterlese, betrifft mich das Thema überhaupt?
Erstellung
Die Pflicht zur Erstellung von E-Rechnungen betrifft laut dem Gesetzgeber ab dem 01.01.2025 jeden, der im B2B-Bereich (Business to Business = Unternehmer zu Unternehmer) tätig ist. Es gibt allerdings Übergangsfristen. Innerhalb dieser dürfen Rechnungen für inländische B2B-Umsätze auch weiterhin in ihrer bisherigen Form (Papier / PDF) erstellt werden.
Empfang
Bei dem Empfang gelten keine Übergangsfristen. Das heißt, es muss zum 01.01.2025 gewährleistet sein, dass elektronische Rechnungen empfangen werden können. Diese Regelung betrifft sämtliche Empfänger, die Leistungen für ihre Unternehmen beziehen.
Es müssen demnach zwar noch keine E-Rechnungen erstellt werden, allerdings müssen sie elektronisch empfangen und verarbeitet werden können.
Dies betrifft sämtliche Unternehmen, auch Kleinunternehmer, Inhaber von Photovoltaikanlagen, Vermieter, selbständige Übungsleiter, Ärzte usw.
Aussicht
Voraussichtlich zum 01.01.2026 soll die E-Rechnung auch für den Endverbraucher (B2C = Business to Consumer = Unternehmer zu Endverbraucher) umgesetzt werden. Es bleibt spannend.
Prinzipiell gilt: Je eher Sie umsteigen, desto besser.
Ist eine PDF-Rechnung nicht bereits eine E−Rechnung?
Da müssen wir Sie leider enttäuschen. Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung. Sie fällt unter die Rubrik der „sonstigen Rechnungen“, da es sich um eine rein visuelle Form der Rechnung handelt, die keine strukturierten Datensätze in sich trägt.
Was genau bedeutet „strukturierte Datensätze“?
Einfach ausgedrückt ist darunter ein Programmcode zu verstehen, welcher alle relevanten Rechnungsdaten i.S.d. § 14 UStG (Rechnungsnummer, Datum, Rechnungsbetrag usw.) beinhaltet. Der Datensatz wird bei der Rechnungsschreibung automatisch von der Rechnungsschreibungssoftware erstellt und nach Versand von der Empfängersoftware automatisch eingelesen.
Eine ordnungsgemäße Rechnung erfordert mit der Einführung der E-Rechnung keine menschliche Sichtprüfung mehr, es wird künftig darauf abgestellt, dass der Datensatz maschinell gelesen werden kann.
Optisch können Sie es sich so vorstellen, dass die E-Rechnung an sich nichts mehr mit der klassischen Rechnung, also ein Blatt Papier mit Logo und selbstgestalteter Rechnungsvorlage, zu tun hat.
- Datenaustauschstandard für elektr. Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G)
- Maschinell lesbar
- Automatisierte Weiterverarbeitung ist möglich
- Kein Sichtbeleg vorhanden
ZUGFeRD 2.X
- Hybrides Datenformat, inkl. Sichtbeleg und eingebetteter strukturierter XML
- Maschinell lesbar
- Automatisierte Weiterverarbeitung ist möglich
Sonstige Rechnungen
- Visuell
- Papier, Scan
- Manueller Prozess
Wie müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Rechnungen müssen allgemein in der Form aufbewahrt werden, in der sie empfangen wurden. Das ist bei der E-Rechnung nicht anders. Sie muss elektronisch aufbewahrt werden.
Die maschinelle Auswertbarkeit darf dabei nicht eingeschränkt wird. Das heißt, dass eine elektronische Rechnung zum Beispiel nicht ausgedruckt und wieder eingescannt werden darf, da hierdurch der strukturierte Datensatz verloren geht. Eine elektronische Rechnung darf außerdem nicht veränderbar sein.
Es ist allerdings ausreichend, wenn Sie die E-Rechnung an sich aufbewahren. Die E-Mail, mit der Sie die E-Rechnung empfangen haben, können Sie als eine Art „Briefumschlag“ zur Rechnung betrachten, die Sie löschen können.
Welche Fristen und Übergangsregelungen gibt es zu beachten?
Zum 01.01.2025
Der Vorrang der Papierrechnung entfällt. Jedes Unternehmen kann ohne Zustimmung des Empfängers E-Rechnungen versenden. Es dürfen allerdings auch weiterhin Papierrechnungen versendet werden. Andere elektronische Rechnungsformate, wie z.B. PDF dürfen nur noch mit Einwilligung des Empfängers versendet werden
Zum 01.01.2027
Unternehmen, die einen Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 EUR erzielt haben, sind verpflichtet B2B-E-Rechnungen zu versenden. Unternehmen, die weniger als 800.000 EUR Vorjahresumsatz erzielt haben, dürfen auch weiterhin sonstige Rechnungen versenden.
Zum 01.01.2028
Alle Unternehmen müssen B2B-E-Rechnungen versenden.
Was ist wichtig zum 01.01.2025?
Als Unternehmer müssen Sie den Empfang von E-Rechnungen gewährleisten. Eine E-Mail-Adresse ist hierfür ausreichend. Allerdings benötigen Sie für den Empfang von XRechnungen eine Software, die diese auslesen kann. Hierfür reicht eine kostenlose Software wie z.B. die DATEV E-Rechnungsplattform.
Grundsätzlich ist keine besondere E-Mail-Adresse rein für E-Rechnungszwecke erforderlich, allerdings ist dies empfehlenswert.
Wenn Sie E-Rechnungen empfangen wollen, informieren Sie Ihre Geschäftspartner (z.B. Zulieferer, Großabnehmer, Spediteure) über ihre E-Mail-Adresse, damit die E-Rechnung künftig auch an die richtige E-Mail-Adresse versendet werden kann.
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Rechtliche Vorgaben
In diesem Video erfahren Sie, welche rechtlichen Vorgaben bei der Nutzung der DATEV-Software beachtet werden müssen. Es werden zentrale Themen wie Datenschutz, Datensicherheit und gesetzliche Anforderungen verständlich erklärt. Sehen Sie sich das Video an, um sicherzustellen, dass Sie alle relevanten Vorschriften einhalten und die Software korrekt nutzen.
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Technische Umsetzung Datev
In diesem Video wird erklärt, wie die DATEV-Software technisch umgesetzt wird, um Ihre Geschäftsprozesse optimal zu unterstützen. Sie erhalten Einblicke in die Systemintegration, die Benutzeroberfläche und die wichtigsten Funktionen. Schauen Sie sich das Video an, um die technischen Grundlagen und die Einsatzmöglichkeiten der Software besser zu verstehen.
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Sie fühlen sich noch immer überfordert?
Mehr Informationen, wie die Einführung der E-Rechnung in Ihrem Unternehmen gelingt, finden Sie hier:
E-Rechnung für Nichtlandwirte (DATEV):
Leitfaden: leitfaden_-_so_gelingt_die_e-rechnung_in_ihrem_unternehmen.pdf
Erklärvideo: Die Verpflichtung zur E-Rechnung kommt - was das heißt?
E-Rechnung für Landwirte (NLB):
Flyer: E_Rechnung.pdf
Erklärvideo: E-Rechnung? – Mit nlb kein Problem! - YouTube